Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление Мэрии городского округа Тольятти Самарской области от 14.06.2013 N 1965-п/1 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных к Архивному фонду Самарской области, от организаций и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
МЭРИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 июня 2013 г. № 1965-п/1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ОТНЕСЕННЫХ К АРХИВНОМУ ФОНДУ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ,
ОТ ОРГАНИЗАЦИЙ И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ,
ПРЕКРАТИВШИХ СВОЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ИЛИ НАХОДЯЩИХСЯ
В ПРОЦЕССЕ ЛИКВИДАЦИИ"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Постановлением мэрии городского округа Тольятти от 15.09.2011 № 2782-п/1 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг", подпунктом "д" пункта 1 Указа Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления", руководствуясь Уставом городского округа Тольятти, мэрия городского округа Тольятти постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных к Архивному фонду Самарской области, от организаций и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою деятельность или находящихся в процессе ликвидации".
2. Признать утратившими силу:
2.1. Постановление мэрии городского округа Тольятти от 28.06.2012 № 1862-п/1 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных к Архивному фонду Самарской области, от организаций и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою деятельность или находящихся в процессе ликвидации";
2.2. Постановление мэрии городского округа Тольятти от 17.01.2013 № 111-п/1 "О внесении изменений в Постановление мэрии городского округа Тольятти от 28.06.2012 № 1862-п/1 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных к Архивному фонду Самарской области, от организаций и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою деятельность или находящихся в процессе ликвидации".
3. Управлению по организационной работе и связям с общественностью мэрии городского округа Тольятти (Алексеев А.А.) опубликовать настоящее Постановление в газете "Городские ведомости" и разместить на официальном портале мэрии городского округа Тольятти в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии городского округа Тольятти Свешникову И.М.
Мэр
С.И.АНДРЕЕВ
Утвержден
Постановлением
мэрии городского округа Тольятти
от 14 июня 2013 г. № 1965-п/1
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ОТНЕСЕННЫХ К АРХИВНОМУ ФОНДУ САМАРСКОЙ
ОБЛАСТИ, ОТ ОРГАНИЗАЦИЙ И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ,
ПРЕКРАТИВШИХ СВОЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ИЛИ НАХОДЯЩИХСЯ
В ПРОЦЕССЕ ЛИКВИДАЦИИ"
I. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных к Архивному фонду Самарской области, от организаций и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою деятельность или находящихся в процессе ликвидации" (далее - муниципальная услуга) разработан с целью повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для заявителя, определения основных требований к предоставлению муниципальной услуги, в том числе последовательности выполнения действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.
1.2. Документы, не отнесенные к Архивному фонду Самарской области (в данном регламенте) - архивные документы, в том числе документы по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и являющиеся документами временного хранения.
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги - "Прием на хранение документов, не отнесенных к Архивному фонду Самарской области, от организаций и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою деятельность или находящихся в процессе ликвидации".
2.2. Сведения о категории заявителей услуги.
2.2.1. Заявителями муниципальной услуги являются находящиеся на территории городского округа Тольятти юридические лица, находящиеся в процессе ликвидации, и физические лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, прекращающие свою деятельность (далее - Заявитель).
2.2.2. От имени юридических и физических лиц архивные документы могут передавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности, представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.
2.3. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
2.3.1. Орган, предоставляющий муниципальную услугу - мэрия городского округа Тольятти (далее - мэрия).
2.3.2. Мэрия городского округа Тольятти расположена по адресу: 445011, город Тольятти, площадь Свободы, дом 4.
2.3.3. Адрес официального портала мэрии городского округа Тольятти в информационно-телекоммуникационной сети Интернет: portal2013.tgl.ru, тольятти.рф.
2.4. Наименование органа мэрии, обеспечивающего предоставление муниципальной услуги и органов мэрии, участвующих в обеспечении предоставлении услуги.
2.4.1. Орган мэрии, обеспечивающий предоставление муниципальной услуги - Управление по делам архивов (далее - Управление) в лице уполномоченного структурного подразделения - отдела комплектования Архивного фонда РФ, ведомственных архивов и делопроизводства (далее - Отдел).
Адрес: 445020, Тольятти, ул. Белорусская, 33, каб. 002.
График работы:
Понедельник - пятница, с 8.00 до 17.00, обед с 12.00 до 13.00.
График приема Заявителей:
Понедельник - вторник: с 8-30 до 16-30, обед с 12.00 до 13.00.
График приема для консультирования начальником Отдела:
понедельник, вторник с 9-00 до 16-00, обед с 12.00 до 13.00.
Телефон: 63-86-73. Телефон начальника Отдела: 63-89-32
Адрес электронной почты: eroshkina@tgl.ru
Адрес раздела на официальном портале мэрии: http://portal2013.tgl.ru/structure/department/about-upravlenie-po-delam-arhivov
2.5. Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- прием документов, не отнесенных к Архивному фонду Самарской области, на хранение с оформлением договора о передаче документов в Управление и акта приема-передачи документов;
- мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.
2.6. Срок предоставления муниципальной услуги
2.6.1. Срок предоставления муниципальной услуги - не более 6 месяцев со дня регистрации письменного обращения.
2.6.2. Срок исправления технических ошибок, допущенных при оформлении решений, не должен превышать трех дней с момента обнаружения ошибки или получения от любого заинтересованного лица в письменной форме заявления об ошибке в записях.
2.7. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:
2.7.1. Правовой акт, предусматривающий основания для предоставления муниципальной услуги:
- п. 22 ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- ч. 10 ст. 23 Федерального закона РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
2.7.2. Правовые акты, устанавливающие документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги:
- разделы 4, 5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.
2.7.3. Правовые акты, регламентирующие процесс предоставления услуги:
- ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)";
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.
2.8. Исчерпывающий перечень документов и (или) информации, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги:
2.8.1. Перечень документов, предоставляемых Заявителем при обращении:
№ Наименование вида Форма Основание предоставления Орган, Источник
п/п документа предоставления документа (информации) уполномоченный предоставления
(информации) документа (номер статьи, выдавать документа
(информации) наименование документ (заявитель/
(оригинал/ нормативного правового орган,
копия) акта) организация,
кол-во экз. участвующие в
межведомствен.
взаимодействии)
1 2 3 4 5 6
1 Письменное Оригинал ч. 10 ст. 23 Документ Заявитель
обращение 1 экз. Федерального закона РФ формируется
Заявителя от 22.10.2004 № 125-ФЗ Заявителем
"Об архивном деле в
Российской Федерации"
2 Свидетельство о Копия МРИ ФНС № 2 Заявитель
государственной 1 экз. или № 19 по
регистрации Самарской
юридического лица, области
индивидуального
предпринимателя
3 Документ, Копия Федеральный закон от Заявитель
подтверждающий 1 экз. 22.10.2004 № 125-ФЗ
факт ликвидации
(начала
ликвидации)
юридического лица
или
индивидуального
предпринимателя, в
том числе:
3.1 Решение Копия Арбитражный Заявитель
Арбитражного суда 1 экз. суд Самарской
о признании области
несостоятельным
(банкротом)
3.2 Решение Копия Заявитель
индивидуального 1 экз.
предпринимателя,
участников
юридического лица
о ликвидации
юридического лица
3.3 Свидетельства о Копия МРИ ФНС № 2 Заявитель
государственной 1 экз. или № 19 по
регистрации Самарской
прекращения области
индивидуальным
предпринимателем,
юридическим лицом
деятельности
3.4 Решение Копия Арбитражный
Арбитражного суда 1 экз. суд Самарской
о признании области
обоснованным
заявления о
признании должника
несостоятельным
(банкротом)
4 Описи дел, Оригинал п. 5.10 Правил Документ Заявитель
передаваемых на 3 экз. организации, хранения, формируется
хранение, комплектования, учета и Заявителем
согласованных использования документов
экспертной АФ РФ и других архивных
комиссией документов в
Управления государственных и
муниципальных архивах,
музеях и библиотеках,
организациях РАН,
утвержденных Приказом
Министерства культуры РФ
от 18.01.2007 № 19
5 Историческая Оригинал п. 5.10 Правил Документ Заявитель
справка 1 экз. организации, хранения, формируется
комплектования, учета и заявителем
использования документов
АФ РФ и других архивных
документов в
государственных и
муниципальных архивах,
музеях и библиотеках,
организациях РАН,
утвержденных Приказом
Министерства культуры РФ
от 18.01.2007 № 19
6 Справка об Оригинал п. 5.10 Правил Документ Заявитель
отсутствии 1 экз. организации, хранения, формируется
документов, комплектования, учета и Заявителем
подлежащих использования документов
передаче на АФ РФ и других архивных
хранение документов в
государственных и
муниципальных архивах,
музеях и библиотеках,
организациях РАН,
утвержденных Приказом
Министерства культуры РФ
от 18.01.2007 № 19
7 Акт о Оригинал 1 п. 5.10 Правил Документ Заявитель
необнаружении экз. организации, хранения, формируется
документов комплектования, учета и Заявителем
использования документов
АФ РФ и других архивных
документов в
государственных и
муниципальных архивах,
музеях и библиотеках,
организациях РАН,
утвержденных Приказом
Министерства культуры РФ
от 18.01.2007 № 19
8 Расшифровка кодов Оригинал Документ Заявитель
начислений и 1 экз. формируется
удержаний, в Заявителем
случае если
начисление
заработной платы
указано в
документах в
зашифрованном виде
2.8.2. Требования к составлению обращения Заявителя:
Обращение составляется на бланке письма с использованием реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение 1). В обращении должны быть указаны:
- наименование юридического лица, индивидуального предпринимателя (фондообразователя);
- причина передачи документов на хранение;
- хронологические рамки передаваемых документов;
- количество передаваемых на хранение дел.
Заявление должно быть подписано уполномоченным должностным лицом.
2.8.3. Формы описей, требования к составлению описей, исторической справки, акта о необнаружении документов, справки об отсутствии документов являются приложениями к настоящему административному регламенту (приложения 2 - 5, 7 - 8).
2.8.4. Расшифровки кодов начислений и удержаний должны содержать все используемые в документах коды и составляются в свободной форме. Расшифровки заверяются подписью должностного лица и оттиском печати.
2.8.5. При обращении, физическое лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Лицо, имеющее право действовать без доверенности от имени юридического лица, предъявляет документ, удостоверяющий его личность, учредительные документы юридического лица. Если с заявлением обращается представитель заявителя, он представляет документ, удостоверяющий права (полномочия) представителя физического или юридического лица.
2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- отсутствие возможности установить личность заявителя (полномочного представителя);
- отсутствие полномочий у заявителя (представителя заявителя) подавать заявление и пакет документов на предоставление муниципальной услуги;
- отсутствие полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в соответствии с пунктом 2.8.1 настоящего административного регламента;
- ненадлежащее оформление документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в том числе, ненадлежащее оформление заявления (при отсутствии сведений о заявителе, подписи заявителя, отсутствии печати), несоответствие приложенных к заявлению документов документам, указанным в заявлении, а также неразборчивость заполненного от руки заявления, наличие неоговоренных подчисток, приписок и исправлений;
- несоответствие формы предоставления документов требованиям, установленным настоящим административным регламентом (копия/оригинал).
2.10. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
2.10.1. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
- с заявлением обратилось лицо, не соответствующее требованиям п. 2.2 настоящего административного регламента;
- отказ подготовить архивные документы к передаче на хранение в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и Основных правил работы архивов организаций;
- отказ в предоставлении архивных документов к передаче на хранение;
- в документах Заявителя выявлено большое количество нарушений физического, санитарно-гигиенического, технического состояния;
- в документах, представленных заявителем, выявлена недостоверная или искаженная информация;
- документы, представленные заявителем для представления муниципальной услуги, по форме или содержанию не соответствуют требованиям действующего законодательства.
2.11. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на хранение в Управление, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств Заявителя.
2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
2.12.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса - 15 минут.
2.12.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги - 15 минут.
2.13. Срок регистрации обращения Заявителя о предоставлении муниципальной услуги не более 30 минут с момента приема документов у Заявителя.
2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
- степень удовлетворенности граждан качеством и доступностью муниципальной услуги;
- среднее количество обращений заявителя в орган мэрии, необходимых для получения одной муниципальной услуги;
- превышение установленных нормативных сроков приема заявителя при подаче документов;
- превышение установленных нормативных сроков приема заявителя при выдаче результата предоставления услуги;
- превышение установленных нормативных сроков ожидания в очереди при подаче запроса;
- превышение установленных нормативных сроков ожидания в очереди при получении результата услуги;
- превышение установленных нормативных сроков предоставления услуги;
- превышение установленных нормативных сроков информирования заявителей об изменении порядка предоставления муниципальной услуги;
- отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей на качество предоставления муниципальной услуги.
- проведение мониторинга качества предоставления муниципальной услуги от общего количества муниципальных услуг;
- доля заявителей, которым услуга предоставлена в установленный срок;
- информация об услуге размещена в федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)";
- количество отказов в предоставлении муниципальной услуги по причине отсутствия необходимой свободной площади в Управлении;
- снижение максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса и получении результата предоставления муниципальной услуги.
2.15. Способы предоставления муниципальной услуги:
2.15.1. Форма предоставления обращения Заявителя для предоставления муниципальной услуги:
- на бумажном носителе - при личном обращении заявителя в Управление, почтовым отправлением;
- в электронной форме - при обращении заявителя в Управление посредством электронной почты;
2.15.2. Форма предоставления результата муниципальной услуги:
- на бумажном носителе - при личном обращении заявителя в Управлении.
2.16. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.
2.16.1. Муниципальная услуга предоставляется в помещениях в здании, расположенном по адресу, указанному в пункте 2.4.1 настоящего административного регламента.
2.16.2. Требования к помещениям должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы, СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", введенным в действие Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 03.06.2003 № 118.
2.16.3. В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование мест для хранения верхней одежды заявителей, возможность доступа к местам общего пользования.
2.16.4. На территории, прилегающей к местам предоставления муниципальной услуги, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. На стоянке должно быть не менее трех машино-мест. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.
2.16.5. Входы в здания для предоставления муниципальной услуги оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.
2.16.6. Места ожидания в очереди оборудованы стульями, кресельными секциями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для размещения в здании.
2.16.7. Места предоставления муниципальной услуги оборудованы информационными стендами, которые должны содержать актуальную информацию, необходимую для получения муниципальной услуги, в том числе бланки заявлений и образцы их заполнения.
2.17. Описание порядка информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.
2.17.1. Информирование осуществляется в форме устных консультаций при личном обращении Заявителя в Управление, либо посредством телефонной связи, либо в форме письменных ответов на письменное обращение Заявителя, а также путем размещения информации о правилах предоставления муниципальной услуги на информационных стендах в местах предоставления услуги или в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном портале мэрии городского округа Тольятти.
2.17.2. Информирование осуществляют начальник Отдела, главный специалист Отдела, документовед 1 категории Отдела.
2.17.3. При информировании Заявителю должны быть предоставлены полные, точные и понятные ответы на следующие вопросы:
- о сроках предоставления услуги;
- о перечне документов, необходимых для предоставления услуги;
- о ходе предоставления услуги на момент обращения;
- о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;
- о порядке подготовки и оформления документов, необходимых для предоставления услуги;
- о правилах упорядочения архивных документов и составления научно-справочного аппарата к ним.
2.17.4. Консультирование в устной форме при личном обращении о порядке проведения экспертизы ценности и упорядочения архивных документов, составления научно-справочного аппарата к ним осуществляется в пределах 40 минут. Время ожидания Заявителя в очереди для получения консультаций о порядке предоставления услуг не должно превышать 30 минут. Предварительная запись на консультацию не требуется.
2.17.5. Если начальник Отдела, главный специалист Отдела, документовед 1 категории Отдела не могут ответить на поставленный вопрос самостоятельно, или подготовка ответа требует продолжительного времени, Заявителю предлагается направить письменное обращение, либо назначено другое время для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.
2.17.6. Устное консультирование посредством телефонной связи осуществляется по следующим номерам: 638673, 638932 в соответствии с графиком работы Управления, указанным в п. 2.4.1.
2.17.7. Консультирование по телефону осуществляется в пределах 10 минут. При консультировании начальник Отдела, главный специалист Отдела, документовед 1 категории Отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование структурного подразделения, в которое обратился Заявитель, а затем, в вежливой форме, дать точный и понятный ответ на поставленный вопрос, касающийся предоставления услуги.
2.17.8. При невозможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы начальник Отдела, главный специалист Отдела, документовед 1 категории Отдела, принявший звонок, должен переадресовать (перевести) его на другое должностное лицо или сообщить Заявителю телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.17.9. При ответах на телефонные звонки и устные обращения начальник Отдела, главный специалист Отдела, документовед 1 категории Отдела должны использовать обращение на "Вы", в вежливой (корректной) форме информировать заявителей по вопросам порядка предоставления услуги, дать разъяснения в понятной форме, исключая возможность ошибочного или двоякого толкования.
2.17.11. Рассмотрение письменных обращений юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам информирования осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
2.17.12. На информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги, а также в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в разделе Управления на официальном портале мэрии городского округа Тольятти размещается следующая информация:
- информация в текстовом виде и в виде блок-схем, наглядно отображающая алгоритм прохождения административных процедур в рамках предоставления муниципальной услуги;
- информация о местонахождении, телефонах, адресах электронной почты, адресе раздела на официальном портале мэрии городского округа Тольятти Управления;
- перечень документов, необходимых для предоставления услуги;
- бланки заявлений и образцы их заполнения.
2.17.13. Подготовку информации о порядке предоставления услуги, подлежащую размещению на стендах в местах предоставления услуги, а также в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном портале мэрии городского округа Тольятти осуществляет главный специалист Отдела.
2.17.14. Обновление информации проводится при необходимости в течение 3 (трех) рабочих дней после изменения порядка предоставления муниципальной услуги.
2.17.15. Ответственность за обновление и актуализацию информации о предоставлении муниципальной услуги несет Управление; ответственность за своевременное размещение информации несет Управление.
III. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ
ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ ОСОБЕННОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
3.1. Состав и последовательность административных процедур в рамках предоставления услуги:
- прием и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- рассмотрение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- включение Заявителя в план-график приема дел;
- прием дел на хранение и оформление акта приема-передачи дел.
3.2. Порядок выполнения административных процедур:
3.2.1. Прием и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
3.2.1.1. Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя или его полномочного представителя в Управление для получения муниципальной услуги, либо направление заявителем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, почтовым отправлением в адрес Управления.
3.2.1.2. Выполнение административной процедуры осуществляет специалист Управления, ответственный за делопроизводство.
3.2.1.3. Специалист Управления, ответственный за делопроизводство, устанавливает предмет обращения заявителя, проверяет документы, удостоверяющие личность заявителя, а именно: срок действия документа, наличие записи об органе, выдавшем документ, дату выдачи, подписи и фамилии должностных лиц, оттиск печати, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность, данным, указанным в документе, подтверждающем полномочия представителя, в случае обращения полномочного представителя за предоставлением услуги, проверяет тождественность лица, изображенного на фотографии, личности заявителя.
3.2.1.4. Специалист Управления, ответственный за делопроизводство, проверяет комплектность и правильность оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, на основании следующих критериев:
- сведения в документах, удостоверяющих личность заявителя, соответствуют сведениям, указанным в заявлении и прилагаемых документах, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- документы в установленных законодательством случаях нотариально удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон или определенных законодательством должностных лиц;
- тексты заявления и документов написаны разборчиво, наименование юридических лиц - без сокращения, с указанием их мест нахождения;
- фамилии, имена и отчества (последнее - при наличии) физических лиц, адреса их места жительства написаны полностью;
- в заявлении и документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
- заявление и документы не исполнены карандашом;
- заявление и документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.
- форма предоставления документов соответствует требованиям, установленным настоящим административным регламентом (копия/оригинал).
3.2.1.5. В случае установления факта отсутствия полного комплекта необходимых документов, определенных пунктом 2.8.1 настоящего административного регламента, либо ненадлежащего оформления документов, в том числе заявления, несоответствия приложенных к заявлению документов, указанных в заявлении, установления факта отсутствия необходимых документов, либо несоответствия оформления документов требованиям действующего законодательства Специалист Управления, ответственный за делопроизводство, уведомляет заявителя о наличии препятствий для приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, разъясняет заявителю содержание недостатков, выявленных в предоставленных документах, и возвращает документы для их устранения.
3.2.1.6. После проверки заявления и приложенных к нему документов специалист Управления, ответственный за делопроизводство, принимает заявление и пакет документов, необходимых для предоставления услуги, регистрирует заявление в СЭД "Дело", проставляет на заявлении входящий регистрационный номер и дату регистрации с проставлением соответствующего штампа Управления и передает заявление начальнику Отдела для проставления резолюции.
3.2.1.7. Результатом административной процедуры является: зарегистрированное заявление на предоставление муниципальной услуги с приложенным пакетом документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо мотивированный отказ в приеме заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
3.2.1.8. Срок выполнения административной процедуры составляет:
- при личном обращении в Управление - не более 30 мин;
- почтовым отправлением в Управление - не более 3 календарных дней.
3.2.2. Рассмотрение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
3.2.2.1. Основанием для начала административной процедуры является зарегистрированное заявление на предоставление муниципальной услуги.
3.2.2.2. Выполнение административной процедуры осуществляют руководитель Управления, начальник Отдела, специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями (далее - Исполнитель) и специалист Управления, ответственный за делопроизводство.
3.2.2.3. Начальник отдела проставляет на заявлении Заявителя резолюцию с фамилией исполнителя и возвращает заявление сотруднику Управления, ответственному за делопроизводство.
3.2.2.4. Специалист Управления, ответственный за делопроизводство, вносит содержание резолюции в СЭД "Дело" и передает заявление исполнителю.
3.2.2.5. Исполнитель проводит проверку комплектности документов, на основании которых будет осуществляться прием дел:
- наличие 3 (трех) экземпляров описей, согласованных экспертной комиссией Управления;
- наличие исторической справки или дополнения к ней;
- наличие списка сокращенных слов (при необходимости);
- наличие расшифровки кодов начислений и удержаний (при необходимости);
- наличие справки об отсутствии дел, подлежащих хранению (при необходимости);
- наличие справки о причинах отсутствия дел (при необходимости).
3.2.2.6. В случае если Заявитель не представляет необходимые документы или необходимое количество документов, Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, принимает решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с п. 2.10 настоящего административного регламента и возврате архивных дел Заявителю.
3.2.2.7. Исполнитель проводит анализ содержания представленных документов на основании следующих критериев:
- сведения о ликвидации (начала ликвидации) или прекращении деятельности Заявителя, подтверждены документально;
- местом нахождения Заявителя является территория городского округа Тольятти;
- в опись включены все подлежащие хранению документы (полнота состава документов);
- опись оформлена в соответствии с требованиями "Основных правил работы архивов организации";
- сроки хранения дел не истекли;
- историческая справка содержит достоверную и полную информацию о составе документов, и особенностях их формирования в дела, и о реорганизациях Заявителя;
3.2.2.8. В случае если факт ликвидации Заявителя не подтверждается или у Заявителя есть правопреемник, либо если местом нахождения Заявителя является не городской округ Тольятти, Исполнитель принимает решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по причине отсутствия у Заявителя основания для обращения за предоставлением муниципальной услуги. При личном обращении о принятом решении Заявитель уведомляется устно. При обращении почтовым отправлением либо по желанию Заявителя при личном обращении Исполнитель подготавливает проект ответа Заявителю, в котором указывает причину отказа в предоставлении муниципальной услуги, и передает проект письма руководителю Управления для подписания.
3.2.2.9. Руководитель Управления рассматривает подготовленный Исполнителем проект письма с учетом критериев, указанных в п.п. 3.2.1.4, 3.2.2.5 настоящего административного регламента и подписывает письмо-ответ.
3.2.2.10. Специалист Управления, ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует подписанный руководителем Управления ответ и передает его Заявителю либо направляет его почтой РФ по адресу, указанному в обращении.
3.2.2.11. Если в ходе проверки документов было выявлено, что форма или содержание документов, представленных заявителем, не соответствуют требованиям действующего законодательства и "Основных правил работы архивов организации", Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, принимает решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
В случае неполного состава документов, включенных в описи, Заявитель представляет вместе с описями справки об отсутствии документов с указанием причины их отсутствия, заверенные печатью и подписью председателя ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего (приложение 8).
Если документы по начислению заработной платы Заявителя содержат зашифрованные коды начислений и удержаний, Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, уведомляет Заявителя о необходимости передачи в Управление расшифровок кодов начислений и удержаний.
3.2.2.12. При отсутствии замечаний к качеству документов, представляемых Заявителем (научно-справочному аппарату), Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, принимает решение о возможности предоставления муниципальной услуги.
3.2.2.13. Результатом выполнения административной процедуры является:
- рассмотренное заявление и принятие решения о возможности предоставления муниципальной услуги;
- мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.
3.2.2.14. Продолжительность проверки описей (до 20 описательных статей) составляет 10 минут.
Продолжительность проверки исторической справки составляет 30 минут.
3.2.3. Включение в план-график приема дел.
3.2.3.1. Основанием для начала административной процедуры является принятое решение о соответствии действующим требованиям научно-технической обработки дел и качеству научно-справочного аппарата.
3.2.3.2. Включение в план-график приема дел осуществляет специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями.
3.2.3.3. По согласованию с Заявителем путем устного или письменного уведомления Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, назначает дату приема дел и уведомляет Заявителя об архивохранилище, в которое Заявитель должен транспортировать документы. Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, вносит согласованную дату в план-график приема дел.
Все работы, связанные с транспортировкой, в том числе с размещением документов в архивохранилище Управления, выполняются за счет средств и силами Заявителя.
3.2.3.4. Результатом административной процедуры является внесение информации о дате приема дел в план-график приема дел Управления.
3.2.3.5. Срок выполнения административной процедуры составляет не более 30 минут.
3.2.4. Прием дел на хранение и оформление акта приема-передачи дел.
3.2.4.1. Основанием для начала административной процедуры является наступление даты приема дел в соответствии с планом-графиком и поступление дел Заявителя в Управление.
3.2.4.2. Выполнение административной процедуры осуществляют специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, начальник Отдела, руководитель Управления.
3.2.4.5. При приеме архивных дел Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, в присутствии Заявителя проводит проверку их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния путем визуального осмотра дел с целью проверки состояния передаваемых архивных дел. В ходе проверки выявлению и удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, скрепки и т.п.
3.2.4.6. В случае выявления большого количества нарушений Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, принимает решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги и возврате архивных дел Заявителю в соответствии с п. 2.10 настоящего административного регламента.
В случае если Заявитель отказывается подготовить документы к передаче на хранение в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и Основных правил работы архивов организаций, Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, принимает решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги и возврате архивных дел Заявителю в соответствии с п. 2.10 настоящего административного регламента.
3.2.4.7. В результате оценки физического и санитарно-гигиенического состояния дел выявляются документы:
- с повреждением бумаги и текста;
- пораженные биологическими вредителями;
- с повышенной влажностью;
- запыленные.
При обнаружении указанных дефектов составляется акт проверки состояния архивных документов (приложение 6), отражающий меры по устранению дефектов (реставрация, дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, высушивание дел). В случае выявления небольших недостатков их исправление осуществляется Заявителем в помещении Управления.
В случае если Заявитель отказывается принять необходимые меры по устранению обнаруженных дефектов в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и Основных правил работы архивов организаций, Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, принимает решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги и возврате дел Заявителю в соответствии с п. 2.10 настоящего административного регламента.
3.2.4.8. Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, производит в присутствии Заявителя прием дел по согласованным экспертной комиссией Управления описям дел поединично, сопоставляя заголовки дела, его крайние даты, количество листов, указанные на обложке дела с соответствующей описательной статьей в описи.
3.2.4.9. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, номера отсутствующих единиц хранения оговариваются в акте приема-передачи. Заявитель предоставляет акт о необнаружении документов (приложение 7), в котором указывает причину отсутствия дел. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
3.2.4.10. Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, составляет акт приема-передачи документов на хранение по установленной форме и договор о передаче документов в Управление (приложение 9) в двух экземплярах. Один экземпляр остается в Управлении, другой - у Заявителя. В акте приема-передачи указываются номера описей, количество передаваемых дел, номера передаваемых дел по описи, оговариваются имеющиеся литерные, пропущенные номера дел, номера дел несданных документов.
Для документов временного (до 10 лет) хранения составляется отдельный Акт приема-передачи.
3.2.4.11. Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, передает на подпись руководителю Управления подписанные Заявителем акт приема-передачи и договор о безвозмездной передаче документов и информирует начальника Отдела о приме документов Заявителя.
3.2.4.12. Специалист Отдела, ответственный за работу с ликвидирующимися организациями, передает Заявителю один экземпляр надлежаще оформленного акта приема-передачи и договора о безвозмездной передаче дел.
3.2.4.13. Результатом административной процедуры является:
- прием документов на хранение по акту приема-передачи документов на основании договора о передаче документов в Управление;
- мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.
3.2.4.14. Продолжительность проверки технического, физического и санитарно-гигиенического состояния 1 дела составляет 5 минут.
Продолжительность сверки 1 дела с описательной статьей в описи составляет 3 минуты.
Продолжительность оформления акта приема-передачи и договора о передаче документов в Управление составляет 1 рабочий день.
IV. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
4.1. Текущий контроль за предоставлением муниципальной услуги.
4.1.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется руководителем Управления. Персональная ответственность специалиста Управления за выполнение своих обязанностей закрепляется в его должностных инструкциях, в соответствии с требованиями законодательства.
4.1.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок руководителем Управления соблюдения и исполнения специалистом Управления положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов РФ, Самарской области, муниципальных правовых актов.
Текущий контроль осуществляется на постоянной основе.
4.2. Плановый и внеплановый контроль.
4.2.1. В целях осуществления контроля за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной услуги, и принятием решений, за полнотой и качеством предоставлением услуги, руководителем Управления проводятся плановые и внеплановые проверки. Проверки проводятся с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.
4.2.2. Проверки осуществляются на основании приказа руководителя Управления, распоряжений заместителя мэра, распоряжений мэра городского округа Тольятти.
4.2.3. Плановые проверки осуществляются на основании полугодовых или годовых планов работы Управления.
4.2.4. Внеплановые проверки осуществляются в случае выявления нарушений прав заявителей по их жалобам.
V. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ
И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО
МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ ДОЛЖНОСТНЫХ
ЛИЦ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
5.1. Действие (бездействие) должностных лиц и решения, принимаемые ими в ходе выполнения настоящего административного регламента, могут быть обжалованы вышестоящим должностным лицам:
- руководителя Управления - мэру городского округа Тольятти или заместителю мэра - руководителю аппарата мэрии;
- должностных лиц Управления - руководителю Управления.
5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных пунктом 2.8.1 настоящего административного регламента;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены пунктом 2.10.1 настоящего административного регламента;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной пунктом 2.11 административного регламента;
7) отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта мэрии городского округа Тольятти, единого портала муниципальных услуг либо регионального портала муниципальных услуг, а также принимается при личном приеме заявителя.
Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в мэрию либо Управление.
5.4. Жалоба должна содержать:
- наименование мэрии либо Управления, должностного лица мэрии либо Управления, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителя;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) мэрии либо Управления, должностного лица мэрии либо Управления, либо муниципального служащего;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) мэрии либо Управления, должностного лица мэрии либо Управления, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.5. Жалоба, поступившая в мэрию или Управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа мэрии или Управления в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.6. По результатам рассмотрения жалобы мэрия или Управление принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных мэрией или Управлением опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.6 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.9. Ответ на обращение не дается при отсутствии в обращении:
- фамилии автора обращения;
- сведений об обжалуемом действии (бездействии), решении (в чем выразилось, кем принято);
- подписи автора обращения;
- почтового адреса или адреса электронной почты, по которому должен быть направлен ответ.
5.10. Если в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу любого должностного лица, а также членов его семьи, обращение оставляется без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителю, направившему обращение, сообщено о недопустимости злоупотребления правом.
5.11. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес или адрес электронной почты воспроизводимы.
5.12. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо принимает решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
5.13. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения конфиденциальной информации, содержащейся в информационных системах, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение.
5.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Приложение 1
к Административному регламенту предоставления муниципальной
услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных
к Архивному фонду Самарской области, от организаций
и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою
деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
Наименование организации
Юридический адрес Руководителю управления
Телефон, факс по делам архивов
БИК, ИНН р/с мэрии городского округа
Тольятти
___________ № _______
На № _______ от _____
В связи с ликвидацией (наименование организации) по (решению
арбитражного суда, учредителей и т.д.) просим принять на хранение архивные
документы за (указать крайние годы) в количестве (указать количество дел,
подлежащих передаче в архив).
Руководитель Подпись ФИО
Образец письма для ликвидирующихся предприятий
Приложение 2
к Административному регламенту предоставления муниципальной
услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных
к Архивному фонду Самарской области, от организаций
и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою
деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Фонд № Подпись Расшифровка
подписи
Опись № Дата
дел по личному составу
за годы
п/п Индекс Заголовок дела Дата дела Срок Количество Примечание
дела (тома, части) (тома, хранения листов в
части) дела (тома, деле (томе,
части) части)
1 2 3 4 5 6 7
В данный раздел описи внесено дел
(цифрами и прописью)
с № по № , в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка подписи
(инспектор по кадрам)
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭК Управления
по
(наименование организации) делам архивов мэрии
городского округа Тольятти
от № от N
Форма описи дел по личному составу Формат А4 (210 x 297)
Приложение 3
к Административному регламенту предоставления муниципальной
услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных
к Архивному фонду Самарской области, от организаций
и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою
деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ОПИСЕЙ
1. На все завершенные в делопроизводстве дела, прошедшие экспертизу ценности и упорядочение, составляются архивные описи. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
2. Описи составляются в трех экземплярах.
3. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером.
4. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации. Заголовки дел в описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы (распоряжения), списки личного состава, трудовые договоры, карточки по учету личного состава, личные дела, документы по заработной плате работников, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях и материалы к ним.
5. Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела по описи; индекс дела по номенклатуре дел (если в организации номенклатура дел отсутствовала, индекс дела не проставляется), заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке дела, даты дела (графа заполняется, если дата представлена в виде месяц - год, число - месяц - год, при этом оформляется словесно-цифровым способом), количество листов в деле, срок хранения дела по перечням.
6. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом изменяющиеся сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
7. Опись оформляется на листах формата А4 с одной стороны листа. Каждый лист документа должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. Шрифт Times New Roman, размер 12 - 14. Интервал между описательными статьями 1,5 междустрочных интервала.
8. При наличии в описи малораспространенных сокращений (например, сокращенные названия цехов, участков, отделов) к описи составляется список сокращений.
Приложение 4
к Административному регламенту предоставления муниципальной
услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных
к Архивному фонду Самарской области, от организаций
и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою
деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Фонд № Подпись Расшифровка
подписи
Сдаточная опись Дата
для временного срока хранения
за годы
№ Заголовки временных дел Количество документов Срок Примечание
п/п в деле хранения
1 2 3 4 5
Итого в сдаточной описи учтено ______________________________ временных дел
(цифрами и прописью)
Опись составил:
Наименование должности
работника, составившего
опись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма сдаточной описи для документов временного срока хранения (до 10 лет).
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 5
к Административному регламенту предоставления муниципальной
услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных
к Архивному фонду Самарской области, от организаций
и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою
деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ
1. Историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории организации и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов.
2. Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда.
2.1. Первый раздел - история фондообразователя - включает название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
- даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
- задачи и функции организации и их изменения;
- состав системы подведомственных организаций;
- изменения в названии и подчиненности организации;
- структура организации и ее изменения.
2.2. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:
- дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
- изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
- степень сохранности документов;
- особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
- сведения о наличии документов в составе других организаций и местах их хранения;
- сведения о наличии документов других организаций или лиц;
- информация об условиях доступа и использования документов.
3. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).
4. Историческая справка печатается в одном экземпляре на листах формата А4 с одной стороны листа. Каждый лист документа должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. Шрифт Times New Roman, размер 12 - 14.
Приложение 6
к Административному регламенту предоставления муниципальной
услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных
к Архивному фонду Самарской области, от организаций
и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою
деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
Управление по делам архивов
мэрии городского округа Тольятти
АКТ
______________ № ____________
(дата)
проверки состояния
архивных документов
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
№ № описей ____________________________________________________________
Проверка проводилась _______________ при приеме документов на хранение
Проверкой установлено:
1. В составе фонда имеются дела
в неудовлетворительном физическом
состоянии:
из них требующих:
а) дезинфекции _______________________________________ ед. хр.
(номера дел)
б) дезинсекции _______________________________________ ед. хр.
(номера дел)
в) реставрации _______________________________________ ед. хр.
(номера дел)
г) переплета или подшивки _______________________________________ ед. хр.
(номера дел)
д) неисправимо поврежденных _______________________________________ ед. хр.
(номера дел)
е) _______________________________________ ед. хр.
ж) _______________________________________
з) _______________________________________
и) _______________________________________
Проверку производили:
Должность сотрудника Управления
Подпись ______________ Расшифровка подписи
Форма акта проверки состояния передаваемых на хранение документов
Приложение 7
к Административному регламенту предоставления муниципальной
услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных
к Архивному фонду Самарской области, от организаций
и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою
деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Наименование должности
руководителя организации
о необнаружении документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ________________
(название фонда)
В результате передачи на хранение и проверки наличия архивных дел
установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже документов. Предпринятые
собственником меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с
чем считаем возможным снять с учета:
№ пп Номер Номер ед. Заголовок Крайние Количество листов Предполагаемые
описи хр. ед. хр. даты (время звучания, причины
метраж) отсутствия
1 2 3 4 5 6 7
Итого _____________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими
делами: ___________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 8
к Административному регламенту предоставления муниципальной
услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных
к Архивному фонду Самарской области, от организаций
и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою
деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
Наименование организации
СПРАВКА
_________ № ________
г. Тольятти
Сообщаем, что документы: __________________________________________________
(наименование документов)
___________________________________________ за ________________________ гг.
на хранение в Управление по делам архивов мэрии не передаются в связи _____
___________________________________________________________________________
(указывается причина, например, утрата документов из-за пожара,
подтвержденная актами и др.)
Наименование должности
руководителя организации Подпись Расшифровка подписи
Оттиск печати
Образец справки об отсутствии документов, подлежащих хранению
Приложение 9
к Административному регламенту предоставления муниципальной
услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных
к Архивному фонду Самарской области, от организаций
и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою
деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
Утвержден
Постановлением
мэрии г.о. Тольятти от 27.03.2012 № 946-п/1
Примерный (типовой) договор
о передаче документов в Управление по делам архивов
мэрии городского округа Тольятти
г. Тольятти
_____.__________.______
Мэрия городского округа Тольятти, именуемая в дальнейшем "Архив", в лице руководителя управления по делам архивов мэрии _________________________________, действующего на основании доверенности № _______ от _____________, с одной стороны, и ________________________________________________________________, именуемое в дальнейшем "Заказчик" в лице _______________________________________, действующего на основании ____________________________________________________, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Предмет договора
1.1. Заказчик передает, а Архив принимает архивные документы, относящиеся к собственности Заказчика (далее по тексту Документы) на хранение.
1.2. Заказчик передает, а Архив принимает документы, указанные в п. 1.1 в соответствии с описями дел, путем подписания акта приема-передачи (Приложение), который является неотъемлемой частью настоящего договора.
1.3. Документы Заказчика передаются в муниципальную собственность без оплаты услуг за хранение.
2. Права и обязанности архива
2.1. Архив вправе:
2.1.1. изменять способ, место и условия хранения Документов, без согласия Заказчика;
2.1.2. переформировывать дела Заказчика, а также по истечении сроков хранения Документов, установленных действующим законодательством, после проведения экспертизы ценности уничтожать Документы на основании актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению без оповещения Заказчика в соответствии с действующим законодательством;
2.1.3. владеть, пользоваться и распоряжаться переданными Документами;
2.1.4. использовать Документы в культурных, научных, практических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан и организаций;
2.1.5. при приемке Документов проводить проверку их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, проверку комплектности учетных документов.
2.2. Архив обязан:
2.2.1. создать на базе полученных документов самостоятельный фонд, включить информацию о нем в научно-справочный аппарат;
2.2.2. создать оптимальные условия для обеспечения сохранности документов и их использования;
2.2.3. обеспечить по документам Заказчика безвозмездное исполнение запросов организаций и граждан по вопросам социально-правового характера и предоставление информации путем выдачи архивных справок, архивных копий и архивных выписок;
2.2.4. обеспечить ограниченный доступ к документам:
2.2.4.1. содержащим сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;
2.2.4.2. подлинникам особо ценных документов, подлинникам документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;
2.2.4.3. содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, содержащие угрозу для его безопасности в течение 75 лет со дня создания указанных документов;
2.2.5. выдать подписанный уполномоченным представителем акт приема-передачи документов, принятых на долговременное хранение;
2.2.6. обеспечить все необходимые меры, для обеспечения сохранности переданных на хранение документов (противопожарные, санитарные, охранные и другие мероприятия);
2.2.7. проверять наличие и состояние документов в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
3. Права и обязанности заказчика
3.1. Заказчик вправе:
3.1.1. запрашивать интересующую информацию по Документам.
3.2. Заказчик обязан:
3.2.1. передать на хранение все отобранные и упорядоченные в соответствии с архивными требованиями Документы, с полным комплектом учетных документов и исторической справкой, в архивных коробках в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19;
3.2.2. обеспечить доставку Документов, подлежащих приему, в место, указанное Архивом;
3.2.3. устранить обнаруженные Архивом при приеме Документов дефекты физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов, некомплектность учетных документов;
3.2.4. передать в Архив необходимые сопроводительные документы, в том числе расшифровки кодов начислений и удержаний, справки о причинах отсутствия документов.
4. Ответственность сторон
4.1. Архив несет ответственность за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; утрату и несанкционированное уничтожение документов; нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством, нарушение действующего законодательства по архивному делу.
4.2. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по договору, если это неисполнение явилось следствием, вызванным действием непреодолимой силы, возникшим после заключения договора в результате событий чрезвычайного характера, которые соответствующая сторона договора не могла ни предвидеть, ни предотвратить (форс-мажор).
5. Порядок разрешения споров
5.1. Стороны обязуются принимать все необходимые меры для разрешения возникших разногласий путем переговоров.
5.2. Споры, не урегулированные в процессе переговоров, передаются на рассмотрение в Арбитражный суд Самарской области.
6. Порядок изменения и расторжения договора
6.1. Любые изменения и дополнения настоящего договора действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны обеими сторонами.
6.2. Досрочное расторжение настоящего договора возможно по соглашению Сторон либо на основаниях, предусмотренных действующим законодательством РФ.
6.3. Сторона, решившая расторгнуть настоящий договор, должна направить другой стороне письменное уведомление о намерении расторгнуть договор не позднее, чем за 20 (двадцать) дней до предполагаемого дня расторжения настоящего договора.
7. Прочие условия
7.1. Договор действует со дня его подписания до исполнения сторонами своих обязательств по договору.
7.2. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.
8. Юридические адреса, реквизиты и подписи сторон
Архив Заказчик
Мэрия городского округа Тольятти _________________________________
445011, РФ, Самарская обл., г. Тольятти, _________________________________
пл. Свободы, 4 _________________________________
_________________________________
_________________________________
Руководитель управления по делам архивов _________________________________
______________ _____________
м.п. м.п.
_____._____________._______ _____.____________.______
Приложение
к договору о передаче документов
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
________________________________ Руководитель управления по делам
(наименование должности руководителя архивов
________________________________
организации-сдатчика)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ
___________ № ___________
(дата)
приема-передачи документов
на хранение
___________________________________________________________________________
(основание передачи)
___________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
___________________________________________________________________________
_________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
а Управление по делам архивов мэрии городского округа Тольятти приняло
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
№ пп Название, Количество экземпляров Количество Примечания
номер описи описи ед. хр.
1 2 3 4 5
Итого принято _____________________________________________________ ед. хр.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Фонду присвоен № ____________________________________
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта приема-передачи архивных документов
на хранение. Формат А4 (210 x 297)
Приложение 10
к Административному регламенту предоставления муниципальной
услуги "Прием на хранение документов, не отнесенных
к Архивному фонду Самарской области, от организаций
и индивидуальных предпринимателей, прекративших свою
деятельность или находящихся в процессе ликвидации"
ОБЩАЯ БЛОК-СХЕМА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ОТНЕСЕННЫХ К АРХИВНОМУ ФОНДУ САМАРСКОЙ
ОБЛАСТИ, ОТ ЛИКВИДИРОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ"
( Начало предоставления муниципальной услуги: заявитель обращается в )
( Управление за предоставлением услуги )
\/
Прием и регистрация Срок выполнения
документов, необходимых для < административной
1 предоставления муниципальной процедуры
услуги составляет:
- при личном
\/ обращении в
Управление - не
> Рассмотрение документов, более 30 мин.;
необходимых для предоставления - почтовым
Срок выполнения 2 муниципальной услуги отправлением в
административной Управление - не
процедуры более 3
составляет более календарных дней
5 рабочих дней \/
Включение в план-график приема <
дел
3 Срок выполнения
административной
\/ процедуры не
более 30 минут
Прием дел на хранение и
оформление акта
4 приема-передачи дел
\/
( Окончание предоставления муниципальной услуги: заявителю выдан )
( положительный или отрицательный результат услуги )
Блок-схема
исполнения административной процедуры:
"2. Рассмотрение документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги"
( Начало административной процедуры: )
( Заявление зарегистрировано в Управлении )
\/
Проверка факта ликвидации (начала ликвидации)
Заявителя и отсутствия у Заявителя правопреемника
2.1
\/
Нет /\ Да
<Факт ликвидации Заявителя подтвержден?>
\/ \/ \/
Отказ в приеме Проверка места
документов нахождения
2.2 2.4 (регистрации) Заявителя
\/
Нет /\ Да
<Местонахождение Заявителя>
городской округ Тольятти?
\/ \/
Отказ в приеме
документов
2.3
\/
Проверка комплектности
научно-справочного <
2.5 аппарата
\/ Продолжительность
(1) проверки комплектности
научно-справочного
аппарата составляет 15
мин.
(1)
\/
Нет /\ Да
<Комплект НСА полный?>
\/ \/
Отказ в
предоставлении
2.6 муниципальной услуги
\/
Проверка качества Продолжительность
необходимого научно- < проверки описей (до
2.7 справочного аппарата 20 описательных
статей) составляет
10 мин.
Продолжительность
проверки
исторической справки
составляет 30
мин.
\/
Нет /\ Да
<Научно-справочный аппарат >
соответствует требованиям?
\/ \/ \/
Отказ в приеме Согласование срока
документов приема документов
2.8 2.9
\/
( Завершение административной процедуры: принято решение о )
( возможности или невозможности принятия документов на )
( хранение )
Блок-схема
исполнения административной процедуры:
"4. Прием дел на хранение и оформление акта
приема-передачи документов"
( Начало административной процедуры: наступление даты передачи )
( документов в соответствии с планом-графиком приема дел )
\/
Проверка технического, физического и < Проверка 1 дела
4.1 санитарно-гигиенического состояния составляет 5 мин.
дел, поступающих на хранение
\/
Нет /\ Да
< Состояние дел соответствует >
требованиям?
\/ \/
Отказ в предоставлении
4.2 муниципальной услуги
\/
Сверка поступивших дел по описи < Сверка 1 дела
4.3 составляет 3 мин.
\/
Нет /\ Да
< Сданы все дела по описи? >
\/ \/
Оформление акта о
необнаружении дел с
4.4 указанием причины их
отсутствия
>\/
Оформление акта приема-передачи < Оформление акта
4.5 документов приема-передачи
составляет 1
рабочий день
\/
( Завершение административной процедуры: заявителю выдан )
( положительный или отрицательный результат услуги )
------------------------------------------------------------------
По датам
Информация
Ключевые слова