Типы документов
Реклама
Партнеры
Приказ управления государственной архивной службы Самарской области от 02.07.2013 N 45 "Об утверждении Положения о Государственном реестре уникальных документов архивного фонда Самарской области"
УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 2 июля 2013 г. № 45
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ГОСУДАРСТВЕННОМ РЕЕСТРЕ
УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях организации централизованного государственного учета уникальных документов архивного фонда Самарской области, обеспечения контроля за их сохранностью и информирования физических и юридических лиц приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о Государственном реестре уникальных документов архивного фонда Самарской области.
2. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя управления (Пантюхину).
3. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.
Руководитель управления
А.Г.САФОНОВ
Утверждено
Приказом
управления государственной
архивной службы Самарской области
от 2 июля 2013 г. № 45
ПОЛОЖЕНИЕ
О ГОСУДАРСТВЕННОМ РЕЕСТРЕ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов архивного фонда Самарской области (далее - Государственный реестр).
1.2. Уникальными являются подлинные документы, представляющие самостоятельное культурно-историческое значение, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Самарской области, прямо и непосредственно отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества и государства, жизнь и деятельность исторических личностей, и которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным значением и высокой материальной ценностью, невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и внешних признаков (далее - уникальные документы).
1.3. Государственный реестр ведется управлением государственной архивной службы Самарской области (далее - управление) в целях централизованного государственного учета уникальных документов архивного фонда Самарской области, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, рационального использования, улучшения доступа с применением новейших технических средств без дискриминации всех юридических и физических лиц.
1.4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы на всех видах носителей независимо от места их хранения и формы собственности.
1.5. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления, описания и экспертизы (оценки) документов.
2. Выявление и описание уникальных документов
2.1. Управление организует работу по выявлению, описанию и экспертизе (оценке) ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.
2.2. Непосредственно работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут подведомственные управлению государственные бюджетные учреждения Самарской области (далее - государственные архивы Самарской области) и муниципальные архивы в Самарской области, музеи, библиотеки, иные государственные и негосударственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы архивного фонда Самарской области, а также физические лица - собственники документов в рамках договоров, заключаемых ими с государственными и муниципальными архивами Самарской области, либо по собственному желанию. Физические лица - собственники документов архивного фонда Самарской области, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы (оценки) ценности уникальных документов архивным учреждениям Самарской области.
2.3. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Самарской области или Российской Федерации в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 27.04.2001 № 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".
2.4. Выявление и описание уникальных документов проводится на основе методических указаний по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденных приказом Росархива от 09.10.2001 № 75, с учетом критериев определения их ценности, установленных управлением.
2.5. Комплексы уникальных документов описываются подокументно в листе учета и описания уникального документа по форме согласно приложению к настоящему Положению. К уникальным могут быть отнесены архивные фонды или коллекции документов, их части, если они почти полностью состоят из уникальных документов.
3. Экспертиза (оценка) ценности уникальных документов
3.1. Экспертиза (оценка) ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.
3.2. Экспертизу (оценку) ценности осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники государственных и муниципальных архивов Самарской области, музеев и библиотек, консультируясь при необходимости со специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и др. научных дисциплин. Экспертиза (оценка) ценности уникальных документов проводится на безвозмездной основе.
3.3. По результатам экспертизы (оценки) составляется заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Государственный реестр.
3.4. Экспертные заключения рассматриваются методической комиссией управления один раз в квартал в соответствии с планом-графиком работы методической комиссии, ежегодно утверждаемым руководителем управления.
4. Представление предложений о включении документов
в Государственный реестр
4.1. Предложения о включении документов в Государственный реестр представляются в управление государственными и муниципальными архивами Самарской области, музеями, библиотеками, иными организациями - владельцами документов архивного фонда Самарской области, физическими лицами - собственниками документов (далее - заявители).
4.2. Предложения представляются в виде двух экземпляров листов учета и описания уникальных документов, заполненных в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов, для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденных приказом Росархива от 09.10.2001 № 75, и сопроводительного письма.
5. Включение документов в Государственный реестр
5.1. Поступившие предложения рассматривает методическая комиссия управления, которая принимает решение о включении или невключении документов в Государственный реестр. Срок рассмотрения предложений - три месяца со дня поступления документов.
5.2. Управление присваивает уникальному документу, подлежащему включению в Государственный реестр, регистрационный номер и проставляет его на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа в соответствующей графе. В случае отрицательного решения один экземпляр листа учета и описания уникального документа возвращается заявителю.
5.3. Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа хранятся в управлении постоянно, вторые экземпляры передаются организации, хранящей уникальный документ, или собственнику документа.
6. Внесение изменений в Государственный реестр
6.1. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования и т.п.), регистрируются в Государственном реестре.
6.2. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в управление собственниками или организациями, хранящими уникальный документ.
6.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа акты формируются в дело и хранятся постоянно.
7. Обеспечение сохранности документов, включенных
в Государственный реестр
7.1. Владельцы уникальных документов должны обеспечивать условия для сохранности этих документов.
7.2. При необходимости уникальные документы подлежат безотлагательной реставрации, ремонту или консервации в порядке, устанавливаемом управлением.
7.3. На уникальные документы, внесенные в Государственный реестр, независимо от формы их собственности и места хранения, создаются страховой фонд (страховые копии в виде негативного микрофильма) и фонд пользования (в виде позитивного микрофильма, ксерокопии или электронной копии документа).
7.4. При отсутствии технических возможностей для изготовления страхового фонда и фонда пользования юридические и физические лица, у которых хранятся уникальные документы, предоставляют управлению возможность бесплатно изготовлять и хранить страховые копии этих документов и фонд пользования на них.
7.5. Описание и хранение страхового фонда и фонда пользования на уникальные документы осуществляется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством.
7.6. Оригиналы уникальных документов, на которые уже создан фонд пользования, запрещается выдавать в читальный зал, экспонировать на выставках, а также копировать.
8. Пользование информацией Государственного реестра
8.1. Информация об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части архивного фонда Самарской области, доступ к которой осуществляется с согласия собственника.
8.2. Управление обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе листов их учета и описания.
Приложение
к Положению
о Государственном реестре уникальных
документов архивного фонда
Самарской области
ЛИСТ
УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА
1. Учетные и описательные характеристики
Регистрационный номер _____________________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр__________________________
Название (заголовок) документа_____________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Самоназвание документа_____________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Вид документа______________________________________________________________
Автор документа____________________________________________________________
Дата (время создания) документа____________________________________________
Век________________________________________________________________________
Ориентировочная дата_______________________________________________________
Язык документа_____________________________________________________________
Аннотация__________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Историческая справка_______________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней______________________________________
___________________________________________________________________________
Палеографические особенности_______________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Печати_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа____________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Опубликованность документа_________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Экспонирование_____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Собственность______________________________________________________________
Владелец документа_________________________________________________________
2. Место хранения документа
Место хранения документа___________________________________________________
Адрес места хранения документа_____________________________________________
Архивный шифр: фонд N______, оп. N______, ед. хр. N_____, лл. (кк.)________
3. Физические характеристики документа
Материальный носитель информации___________________________________________
Размеры документа__________________________________________________________
Объем документа____________________________________________________________
Физическое состояние документа_____________________________________________
Потребность в реставрации__________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Реставрация документа: год ________________ организация ___________________
___________________________________________________________________________
Ф.И.О. (полностью) реставратора____________________________________________
4. Страховая оценка документа
1-я дата оценки: год _______________месяц _______________число_____________
Название страховой компании:_______________________________________________
сумма (в руб.):____________________________________________________________
2-я дата оценки: год _______________месяц ________________число ___________
Название страховой компании:_______________________________________________
сумма (в руб.):____________________________________________________________
5. Служебная информация
Кем представлен документ:__________________________________________________
___________________________________________________________________________
Протокол методической комиссии от__________________года № _________________
6. Изменения
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
------------------------------------------------------------------
По датам
Информация
Ключевые слова