Региональное
Законодательство
Самарская область

Распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области"

ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 29 апреля 2013 г. № 234-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ,
СЕКРЕТАРИАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Распоряжений Губернатора Самарской области
от 12.08.2013 № 467-р, от 30.10.2013 № 652-р,
от 15.11.2013 № 676-р, от 16.12.2013 № 735-р,
от 11.07.2014 № 366-р)

В целях установления единых требований к порядку работы с документами в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области.
2. Органам исполнительной власти Самарской области привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим Распоряжением.

Губернатор
Самарской области
Н.И.МЕРКУШКИН





Утверждена
Распоряжением
Губернатора Самарской области
от 29 апреля 2013 г. № 234-р

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ, СЕКРЕТАРИАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ
ОБЛАСТИ И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Распоряжений Губернатора Самарской области
от 12.08.2013 № 467-р, от 30.10.2013 № 652-р,
от 15.11.2013 № 676-р, от 16.12.2013 № 735-р,
от 11.07.2014 № 366-р)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция) подготовлена на основе:
постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст;
Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" ВНИИДАД, Росархив, 2003;
межгосударственного стандарта "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления", введенного в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 04.09.2001 № 367-ст.
1.2. Инструкция устанавливает единые требования к порядку работы с документами, общие требования по организации документооборота в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее для целей настоящей Инструкции - органы исполнительной власти).
Применение Инструкции способствует унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов, формированию официально-делового стиля документов в органах исполнительной власти.
При составлении и оформлении документов сотрудники органов исполнительной власти руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями № 1 - № 61 к ней.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе включая подготовку, регистрацию, учет и контроль выполнения, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Делопроизводство в органах исполнительной власти Самарской области ведется с использованием автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства (далее - АИС ДД) с применением электронной подписи в процессе обмена электронными документами.
Регламент работы в автоматизированной информационной системе делопроизводства и документооборота Администрации Губернатора Самарской области, секретариата Правительства Самарской области и органов исполнительной власти Самарской области с применением электронной подписи (далее - Регламент) приведен в приложении № 1.
1.5. Проекты документов создаются в АИС ДД в порядке, определяемом Регламентом, с приложением электронных образов проекта и сопроводительных документов к нему. Наименования вложений должны соответствовать содержанию и наименованиям вложенных документов.
На каждом этапе прохождения процедуры согласования документа статус электронного согласования, версия проекта и сопроводительных документов к нему в АИС ДД должны соответствовать фактическому состоянию проекта.
Ответственность за актуальность и достоверность информации о согласовании проекта в АИС ДД лежит на его разработчике.
Согласование должностными лицами правовых актов в АИС ДД осуществляется непосредственно руководителем или лицом, замещающим его в АИС ДД, в сроки, установленные Инструкцией для согласования соответствующих видов документов.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, установление единых требований к документированию деятельности и организации работы с документами в системе органов исполнительной власти, методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются управлением делопроизводства и документооборота секретариата Правительства Самарской области (далее - управление делопроизводства и документооборота).
1.7. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти осуществляется ответственным за делопроизводство, иными сотрудниками, на которых возлагаются эти обязанности (далее - ответственный за делопроизводство). Ответственный за делопроизводство несет ответственность за выполнение возложенных на него функций, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в органе исполнительной власти и его подразделениях.
На ответственного за делопроизводство возлагаются следующие основные функции:
прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных органом исполнительной власти, количеству документов, зарегистрированных в АИС ДД, а также правильности их регистрации;
передача зарегистрированных документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя - иным должностным лицам органа исполнительной власти, документов с указаниями по исполнению - исполнителям;
оформление проектов резолюций, служебных писем и других документов за подписью руководителя;
контроль за прохождением документов в подразделениях органа исполнительной власти с использованием электронного документооборота;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
подготовка сводной информации об исполненных и находящихся на исполнении документах;
контроль за вводом в АИС ДД сотрудниками органа исполнительной власти информации о ходе и результатах исполнения документов;
учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
ежегодный учет документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
списание в дело исполненных документов;
составление номенклатуры дел органа исполнительной власти;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
ознакомление сотрудников с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Самарской области (далее - Губернатор области) и Правительства Самарской области (далее - Правительство области), других документов и информационных материалов, поступивших в орган исполнительной власти;
организация использования средств факсимильной связи и копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами, в том числе с использованием АИС ДД.
1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы лицу, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения. При увольнении сотрудника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
1.9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается на руководителей органов исполнительной власти.
1.10. При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.11. Работать с оригиналами документов вне служебных помещений запрещается. Исключением с разрешения руководителя органа исполнительной власти являются суд, иные юрисдикционные органы, иные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления, выездные семинары, совещания и т.п.
1.12. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения. По распоряжению руководителя подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководитель соответствующего органа исполнительной власти.
1.13. Содержание служебных документов, а также содержание принятых по ним решений до опубликования документов в установленном законодательством Самарской области порядке относится к материалам, содержащим служебную информацию, и не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти.
Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с информацией.
Сотрудники структурных подразделений органа исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение настоящих требований.
1.14. Переписка между подразделениями запрещается, за исключением случаев, определенных распоряжениями или указаниями руководителя органа исполнительной власти.
Для совместной проработки проектов документов и рассылки информационных материалов используются АИС ДД, электронная почта Администрации Губернатора области и Правительства области домена samregion.ru.
1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке уполномоченным подразделением, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области (далее - вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области) или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.
1.16. Инструкция предназначена для использования в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях.
Соблюдение требований Инструкции является обязательным для сотрудников органов исполнительной власти и их подразделений.
Инструкция может быть использована в работе органов местного самоуправления муниципального района, городского округа в Самарской области, а также для разработки собственных правил организации работы с документами.
1.17. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
исполнитель - сотрудник структурного подразделения органа исполнительной власти, на который возложена функция по разработке проекта документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
лингвистическая экспертиза - редактирование и корректорская правка текстов (стилистическая, орфографическая, пунктуационная) проектов нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и иных документов в соответствии с нормами современного русского языка и требованиями, предъявляемыми Инструкцией;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых делопроизводством органа исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
разработчик проекта - орган исполнительной власти Самарской области (его руководитель), на который возложена функция по разработке проекта;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
редактор (корректор) - лицо, ответственное за проведение лингвистической экспертизы;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая включение документов в систему, их обработку, управление и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти;
служебная информация ограниченного распространения - несекретная информация, касающаяся деятельности органа исполнительной власти, его структурных подразделений и должностных лиц, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью;
факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры);
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронная почта - технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений, называемых "письма" или "электронные письма", по распределенной (в том числе глобальной) компьютерной сети;
электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным действующим законодательством Российской Федерации.

3. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

3.1. Общие требования к оформлению документов <1>

--------------------------------
<1> Правила оформления отдельных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.

3.1.1. Бланки документов, состав реквизитов

3.1.1.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.1.2. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в органах исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов.

3.1.1.4. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти утверждаются руководителем органа исполнительной власти.
3.1.1.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:
а) Герб Самарской области;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) справочные данные об органе исполнительной власти;
ж) адресат;
з) дата документа;
и) регистрационный номер документа;
к) наименование документа (заголовок);
л) текст документа;
м) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
н) отметка о наличии приложений;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
с) виза;

у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
3.1.1.6. Изготовление бланков с воспроизведением Герба Самарской области осуществляется по заказам органов исполнительной власти.

3.1.2. Оформление документов

3.1.2.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, печатаются с использованием текстового редактора WinWord или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером № 13 - № 15 с межстрочным интервалом 12 - 24 пт <2>.
--------------------------------
<2> Пт - единица измерения, используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала, например, 1 межстрочный интервал - 12 пт, 1,5 межстрочного интервала - 18 пт и т.д.

3.1.2.2. Структура страницы включает в себя: поля (верхнее, нижнее, правое и левое); основное поле - для размещения содержательных компонентов документа; колонтитулы (верхний и нижний).
Размер полей указывает, на сколько отступают от соответствующих краев листа границы основного поля документа, в котором размещаются содержательные компоненты документа.
Основное поле находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформлении абзацев, устанавливаются относительно его границ, а не краев листа.
Колонтитулы, размещаемые над и под основным полем, предназначены для размещения в них справочной информации незначительного объема: для указания номера страницы, названий разделов и т.п.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
3.1.2.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером № 11 - № 13 без слов "страница" и "стр." и знаков препинания.
3.1.2.4. Документы в органах исполнительной власти оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.
При переписке между подразделениями внутри органа исполнительной власти бланки могут не использоваться.
3.1.2.5. В текстах законов Самарской области, постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области употребляются полные официальные наименования органов исполнительной власти, организаций. Особенности написания отдельных наименований приведены в приложении № 2.
3.1.2.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.
Герб Самарской области. Изображение Герба Самарской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Самарской области "О государственных символах Самарской области". Изображение Герба Самарской области помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти".
Наименование органа исполнительной власти. Наименование органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.
Сокращенное наименование органа исполнительной власти помещают в скобках под полным наименованием.
Вид документа. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
Справочные данные об органе исполнительной власти. Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти.
Адресат. Документы адресуют в государственные органы, органы местного самоуправления, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В состав реквизита "Адресат" входят наименование организации, органа исполнительной власти, наименование должности, инициалы и фамилия адресата. Если адресат - частное лицо - инициалы и фамилия данного лица.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Сведения об адресате печатаются от правой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт), центрируются относительно самой длинной строки.
Наименование организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
При направлении служебного письма в организацию, в ее структурное подразделение наименование пишется в именительном падеже, например:

Российская академия
Государственной службы
при Президенте
Российской Федерации

или:

Комитет
Государственной Думы
по экологии

или:

Самарская Губернская Дума
Комитет по законодательству,
законности и правопорядку

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, ученое звание или ученую степень указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:

Ректору Самарского
медицинского университета
профессору

И.О. Фамилия

Председателю
Самарской Губернской Думы

И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям
органов исполнительной власти
Самарской области

Если служебное письмо адресуется частному лицу, сначала указывают фамилию, инициалы, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал 12 пт, например:

Фамилия И.О.

ул. Ленинская, д. 8, кв. 15,
г. Самара, 443010

Письмо не должно содержать больше 4 адресатов. Слово "копия(и)" не указывается.
Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки, на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.
При необходимости рассылки копий письма органам исполнительной власти наименования органов исполнительной власти приводятся в указателе рассылки, прилагаемом к письму, независимо от количества адресатов.
Дата документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 одинарных межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от предыдущего реквизита.
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2013 (для проектов правовых актов, сопроводительных документов, текстов писем, телеграмм, соглашений, контрактов, договоров).
При оформлении календарных сроков в текстах вышеуказанных документов слово "год" в соответствующем числе и падеже пишется без сокращений: в 2013 году, в 2010 - 2013 годах, в IV квартале 2013 года, за 11 месяцев 2013 года.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 13 января 2013 г.
Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти, присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный индекс документа, как правило, складывается из индекса структурного подразделения, в котором документ был подготовлен и где будет храниться его копия после отправки, номера дела по номенклатуре, в которое эта копия подшивается, порядкового номера исходящего документа. Он может также дополняться индексами корреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителей.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами исполнительной власти - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов исполнительной власти, в заголовочной части документа.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
При ответе на поступивший документ в телеграмме номер и дата документа, на который дается ответ, указываются в тексте.
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки), отделяется межстрочным интервалом 18 пт и центрируется по отношению к грифу.
Наименование документа (заголовок). Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам формата А4, за исключением текстов небольшого объема (менее 8 - 9 строк), резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм и извещений.
Заголовок является частью поискового образа документа и при регистрации письма и постановке его на контроль наряду с другими реквизитами вводится в базу данных.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об утверждении...", "Об организации...", "О состоянии...").
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту печатается под реквизитами бланка, к тексту письма - от левой границы текстового поля, место для него обычно отмечается уголками при типографском изготовлении бланков. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков.
В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом, выравнивается по центру.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт). Точка в конце заголовка не ставится, заголовок не берется в кавычки.